Privacyverklaring en cookiebeleid OVL vzw

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens de Onafhankelijke Vereniging van Loodsen vzw (OVL) verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten u hebt. Versie 1.0, 11 november 2026; ze vervangt de versie van 13 december 2019.

Wie wij zijn en hoe u ons bereikt

OVL is een vereniging zonder winstoogmerk en een wettelijk erkende vakorganisatie. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).

• Naam: Onafhankelijke Vereniging van Loodsen vzw

• Maatschappelijke zetel: Hofstraat 83, B-2910 Essen

• Ondernemingsnummer: 0897.703.227

• Privacyvragen en uitoefening van uw rechten: stuur ons een e-mail

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor de werking van de vereniging en bewaren ze niet langer dan nodig. Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor commerciële doeleinden.

Ledenadministratie: aansluiting, ledenlijst, lidgeld

• Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, loodsenkorps, functie, datum van aansluiting

• Rechtsgrond: uitvoering van het lidmaatschap (art. 6.1.b); wettelijke verplichting om een ledenregister bij te houden (art. 6.1.c)

• Bewaartermijn: zolang u lid bent en één jaar daarna, tenzij een wet een langere termijn oplegt

Mailinglijst en ledencommunicatie

• Gegevens: naam, e-mailadres en per mailing of u die hebt geopend en op welke links u hebt geklikt

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om leden te informeren over de werking en belangenbehartiging (art. 6.1.f)

• Bewaartermijn: zolang u lid bent of op de lijst staat

Vragen en berichten via e-mail

• Gegevens: naam, e-mailadres, inhoud van uw bericht

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden (art. 6.1.f)

• Bewaartermijn: twee jaar na afhandeling

Bijstand aan leden: technisch, financieel en rechtskundig

• Gegevens: gegevens die u zelf meedeelt, dossierstukken

• Rechtsgrond: uitvoering van het lidmaatschap (art. 6.1.b)

• Bewaartermijn: tot het dossier is afgehandeld en de verjaringstermijnen verstreken zijn

Vergaderingen, verslagen en agenda

• Gegevens: data en onderwerpen van vergaderingen (publieke agenda), namen van deelnemers en bestuursleden, besluiten

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om de vereniging te besturen (art. 6.1.f)

• Bewaartermijn: verslagen zolang de vereniging bestaat; aanwezigheidslijsten vijf jaar

Bestuurspagina op de website

• Gegevens: naam, functie, foto

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om transparant te zijn over wie de vereniging bestuurt (art. 6.1.f); voor de foto uw toestemming (art. 6.1.a)

• Bewaartermijn: zolang u bestuurslid bent

Foto's van activiteiten

• Gegevens: beeldmateriaal

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om verslag te doen van activiteiten (art. 6.1.f); u kunt altijd bezwaar maken

• Bewaartermijn: zolang het verslag online staat

Boekhouding en betalingen

• Gegevens: naam, rekeningnummer, bedragen

• Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

• Bewaartermijn: zeven jaar

Bezoek aan de website

• Gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, cookies

• Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a en art. 129 Wet elektronische communicatie)

• Bewaartermijn: volgens het cookiebeleid van Google, zie hieronder

Lidmaatschap als bijzondere gegevens

OVL is een vakorganisatie. Uw lidmaatschap zegt daarom iets over uw vakbondsaansluiting, en dat is een bijzondere categorie van persoonsgegevens (art. 9 AVG).

Wij verwerken deze gegevens alleen voor onze leden en voormalige leden, binnen de doelstellingen van de vereniging (art. 9.2.d AVG). Wij geven ze niet aan derden door zonder uw toestemming, tenzij een wet ons dat oplegt.

Met wie wij gegevens delen en hoe wij ze beveiligen

Wij werken met Google Ireland Limited als verwerker voor e-mail, groepen, opslag (Drive), agenda en de website (Google Workspace en Google Sites). Google verwerkt gegevens enkel in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst. Gegevens kunnen daarbij buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, met de waarborgen die Google daarvoor aanbiedt (zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen).

Voor boekhouding en betalingen kunnen wij gegevens delen met onze boekhouder en bank. Overheden krijgen gegevens enkel als een wet dat vereist.

Voor nieuwsbrieven en ledenmails gebruiken wij Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, onderdeel van Intuit, Verenigde Staten) als verwerker. Mailchimp krijgt daarvoor uw naam en e-mailadres en registreert of u een mailing opent en op welke links u klikt. Elke mailing bevat een afmeldlink. De doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt met de waarborgen die Mailchimp aanbiedt, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Wij beperken de toegang tot de bestuursleden die de gegevens nodig hebben, werken met beveiligde accounts en delen documenten met persoonsgegevens niet openbaar. Bij een datalek dat risico's meebrengt voor uw rechten, melden wij dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan u.

Uw rechten en klachten

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te kijken en een kopie te vragen;

• onjuiste gegevens te laten verbeteren;

• uw gegevens te laten wissen, voor zover geen wettelijke verplichting of ander zwaarwichtig motief dat verhindert;

• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;

• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid);

• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor de verwerking daarvoor.

Stuur uw verzoek via e-mail. Wij antwoorden binnen één maand en kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Website en cookies

Deze website (www.ovlvzw.be) is gebouwd met Google Sites. Google plaatst daar cookies om de dienst te leveren en het bezoek te analyseren, en deelt informatie over uw gebruik van de site met Google. Bij uw eerste bezoek kiest u in de melding voor Accepteren of Weigeren. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, worden alleen met uw toestemming geplaatst (art. 129 Wet elektronische communicatie).

OVL gebruikt Google Analytics om te meten hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's ze bekijken. Die analytische cookies worden alleen met uw toestemming geplaatst. Wij gebruiken geen cookies voor reclame of marketing. De ingesloten Google Agenda en Google Drive-map kunnen cookies van Google plaatsen.

U kunt cookies altijd wissen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Meer uitleg vindt u in het cookiebeleid van Google. Onze site vraagt geen account of login.